Čo poslať, aby sme sa pri rozhovore nemuseli vracať na začiatok
Dokumenty neposielajte hneď s prvou správou. Najskôr vám napíšeme, čo z vašej situácie potrebujeme vidieť. Táto stránka vám pomôže pripraviť sa, kým odpoveď príde.
Dokumenty, ktoré majú najväčšiu váhu
Nie každý papier je rovnako dôležitý. Poradie nižšie zodpovedá tomu, ako často daný dokument rozhodne o výsledku rozboru.
Zmluva so všetkými dodatkami a prílohami. Aj keď si myslíte, že dodatok s vecou nesúvisí, pošlite ho. Zmeny zmluvy často menia lehoty alebo spôsob doručovania, a to sa z pôvodného textu nedá zistiť.
Ak zmluvu nemáte, napíšte, kto ju má. Často stačí požiadať druhú stranu o kópiu.
Písomnosti od druhej strany alebo úradu. Výzvy, upomienky, rozhodnutia, oznámenia – spolu s obálkou alebo potvrdením o doručení.
Obálka s poštovou pečiatkou býva jediný doklad o dátume doručenia.
Vaša vlastná komunikácia. E-maily a listy, ktoré ste posielali vy. Stačí tá, v ktorej ste niečo namietali, žiadali alebo potvrdzovali. Bežnú výmenu správ o termínoch vynechajte.
E-maily uložte ako PDF, nie ako snímky obrazovky. Pri snímkach sa stráca dátum a adresát.
Doklady o platbách. Výpis, na ktorom je vidieť dátum a sumu. Číslo účtu a zostatok môžete začierniť.
Pri platbe v hotovosti stačí príjmový doklad alebo potvrdenie druhej strany.
Ako vyzerá časová os, ktorú vám pošleme
Časová os je jednoduchá tabuľka: dátum, čo sa stalo a z ktorého dokumentu to vieme. Pri riadkoch, kde dátum poznáme len z vášho opisu, je to uvedené – tam vás požiadame o potvrdenie. Takto môže vyzerať časť osi pri spore o vrátenie zálohy za prácu:
| Dátum | Udalosť | Zdroj |
|---|---|---|
| 3. 3. | Podpis zmluvy o dielo | zmluva, str. 4 |
| 5. 3. | Zaplatenie zálohy | výpis z účtu |
| približne 20. 4. | Ústna dohoda o posunutí termínu | len váš opis – potvrďte, prosím |
| 12. 5. | Vaša výzva na dokončenie diela | |
| 16. 5. | Doručenie odpovede druhej strany | obálka, pečiatka pošty |
Riadok s „približným“ dátumom je presne to miesto, kde sa oplatí pohľadať v správach alebo v kalendári. Ak ho nenájdete, nevadí – pri rozhovore s tým budeme pracovať ako s neistým údajom.
Čo pred odoslaním začierniť
Rodné čísla, čísla občianskych preukazov a pasov, čísla bankových účtov a zdravotné údaje, ktoré s vecou nesúvisia. Na rozbor ich nepotrebujeme a menej údajov znamená menšie riziko. Mená a adresy nechajte – bez nich nevieme overiť konflikt záujmov ani to, komu bola písomnosť doručená.
Ako s poslanými dokumentmi zaobchádzame a kedy ich vymažeme, je opísané v zásadách ochrany osobných údajov. Čo nasleduje, keď sú podklady pripravené, nájdete v priebehu konzultácie.